Sehubungan akan berakhirnya masa bakti Dewan Paroki Harian (DPH), Dewan Paroki Inti (DPI), Dewan Paroki Pleno (DPP) 2019-2022, beserta dengan seluruh jajaran kepengurusan lingkungan, seksi, dan sub-seksi, maka akan ada cukup banyak terjadi perubahan kepengurusan.
Dengan adanya perubahan kepengurusan, maka akan diperlukan untuk pemindahan pengetahuan (Transfer Knowledge) dari pengurus lama ke pengurus baru. Dalam hal ini ada beberapa jenis pemindahan pengetahuan:
Konvensional
Semua dokumen dalam bentuk hard-copy dikumpulkan dalam map/folder yang kemudian di-serah-terima-kan kepada pengurus baru
Kelebihan
- Mudah dilakukan oleh segala usia
- Low-Tech, tidak perlu listrik, tidak perlu internet
- Tetap selalu dilakukan untuk dokumen-dokumen fisik
Kekurangan
- Mudah tercecer atau terselip dengan berjalannya waktu
- Sulit melakukan pencarian dan pelacakan
Komputerisasi
Pengurus yang sudah terbiasa menggunakan Microsoft Office atau Open Office, sudah lebih terbiasa untuk mengumpulkan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan Gereja dalam folder khusus. Pada saat pergantian kepengurusan, dokumen-dokumen akan dikumpulkan dan diserahkan kepada pengurus baru, dengan menggunakan USB atau email
Kelebihan
- Rentang umur yang cukup lebar yang sudah terbiasa dengan Microsoft Office
- Tidak perlu internet
Kekurangan
- Ada dokumen-dokumen yang dianggap tidak relevan, tidak di-serah-terima-kan. Walaupun memiliki nilai historis
- Dalam kasus kerusakan atau kehilangan komputer, akan sangat mudah kehilangan dokumen
Akun Bersama
Beberapa sub-organisasi membuat 1 akun yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan sub-organisasi tersebut. Beberapa orang dalam kepengurusan dapat mengakses akun tersebut. Pada saat pergantian kepengurusan, pengurus baru akan diberikan password untuk akses akun bersama ini.
Kelebihan
- Akses dari mana saja, kapanpun, dengan device apapun (Anywhere, Anytime, Any device)
- Kemungkinan kehilangan dokumen sangat kecil, selama akun yang digunakan tidak melanggar TOS
- Pencarian dokumen dapat dilakukan dengan sangat mudah menggunakan fitur dari penyedia jasa
Kekurangan
- Kurang aman, karena akun digunakan secara bersama biasanya tidak menyalakan fitur verifikasi 2-langkah
- Tidak ada jejak audit, karena 1 akun yang digunakan secara bersama, tidak ada informasi siapa yang melakukan suatu perubahan
Kolaborasi dengan Google Shared Drive (Drive Bersama)
Direkomendasikan
Cara yang terbaru adalah menggunakan fitur penyimpanan yang bersifat digunakan bersama-sama. Dalam hal ini ada Google menawarkan dengan Shared Drive dan Microsoft menawarkan dengan Sharepoint. Dengan cara ini, setiap individu pengurus memiliki akun tersendiri, dengan nama masing-masing untuk meng-akses dokumen yang diperlukan.
Kelebihan
- Jejak audit tercatat dengan jelas, perubahan apa, oleh siapa, dan kapan, akan sangat mudah terlihat
- Dokumen-dokumen dengan nilai historis tetap ada, otomatis dapat diakses oleh pengurus baru
- Pengaturan akses oleh admin Google Workspace atau Microsoft Business
- Dokumen secara resmi dimiliki oleh Paroki, bukan dalam akun personal
Kekurangan
- Relatif baru, perlu perubahan kebiasaan dan pembelajaran
- Harus menggunakan akun baru @yakobus.or.id (yang keamananya lebih terjaga dengan fitur verifikasi 2-Langkah)
Saran
Kami dari Tim Digitalisasi menyarankan untuk setiap sub-organisasi, secara khusus Seksi dan Sub-Seksi untuk memberdaya-gunakan fasilitas yang telah dimiliki oleh Paroki Kelapa Gading, Google Shared Drive. Fasilitas ini bertujuan untuk memberi kemudahan secara bertanggung jawab dalam setiap dokumen-dokumen yang berkaitan dengan kegiatan Gereja.
Untuk pembuatan akun:
Silahkan mengisi form: https://yakobus.or.id/PembuatanAkun
menghubungi [email protected]
atau Live-chat di WABA Paroki
